Une signature email pro en 2 étapes

Comment créer une signature email pro facilement, dans votre logiciel de messagerie.

Pour inaugurer ma nouvelle rubrique Trucs et Astuces, je vous montre aujourd’hui comment créer une signature email efficace.

La plupart des logiciels de messagerie proposent aujourd’hui de créer des signatures HTML. Ainsi, vous pouvez insérer des signature avec liens et images automatiquement à la fin de vos emails.

Cependant, les options proposées par les logiciels de messagerie comportent certaines lacunes. Il faut notamment connaître le HTML et l’ajout d’image ne garanti pas qu’elles seront affichées.

Signature email classique avec des images externes qui sont bloquées par le logiciel de messagerie.
L’utilisation d’images externes comme préconisé par les logiciel abouti souvent à des erreurs.

Mais tout n’est pas perdu et je vais vous montrer comment créer une signature email pro en 2 étapes.

1 – Utiliser le logiciel de messagerie pour générer le modèle de signature email

Vous l’avez peut être remarqué, quand vous envoyez une image directement à l’intérieur de votre email (Menu > Insérer > Image), celle-ci s’affiche sans problème chez le destinataire.

Les images insérées de cette manière sont automatiquement encodées à l’intérieur du code du mail. De fait, elles ne sont pas détectées comme une « menace » par le logiciel du destinataire et s’affichent sans avertissement.

L’idée est donc d’utiliser cette fonctionnalité pour créer une signature email pro avec image.

Dans un message vierge, commencez par créer la signature de vos rêves avec les outils à disposition (tableaux, listes à puce, polices…).

Vous pouvez également obtenir des modèles de signature email gratuit en cherchant sur votre moteur de recherche préféré.

Modèle de signature email généré dans le logiciel de messagerie
La signature est créé dans un message vierge pour en récupérer le code HTML.

Une fois que vous êtes satisfait du résultat (je vous conseil d’envoyer quelques tests sur votre propre adresse pour tester), vient l’étape du Copier/Coller 🤔😀.

2 – Enregistrer sa signature pour la retrouver à chaque nouveau message.

Cliquez dans le corps du message que vous venez de créer et sélectionnez tout à partir d’un des menus disponible (CTRL+A, Pomme A, Édition > Tout sélectionner…).

Une fois tout le contenu surligné, ouvrez le menu « Insérer » et sélectionnez « HTML ».

Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec le code HTML du message que vous venez de créer. Encore une fois, sélectionnez l’ensemble du contenu code HTML affiché puis Copiez-le (CTRL+C, Pomme C, Édition > Copier…) 😉.

Enfin, rendez-vous dans le menu principal de votre logiciel de messagerie. Là, dans les paramètres des comptes, sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez insérer la signature.

Paramètres du compte de messagerie pour créer la signature email.
Paramètres du compte de messagerie pour créer la signature email.

Ici, dans le champ Texte de signature, Collez (CTRL+V ou Pomme+V) le code HTML copié plus tôt. N’oubliez pas de cocher la case Utiliser HTML pour éviter de mauvaises surprises 😱.

Enfin, cliquez sur OK pour enregistrer votre nouvelle signature. Celle-ci s’affiche alors automatiquement sur tous vos nouveaux messages.

Ici l’avertissement de blocage des images n’apparaît pas.

Et comme vous le voyez sur le test ci-dessus, ici, on n’a plus d’avertissement et les images ne sont pas bloquées par le logiciel du destinataire.

Avertissement pour sécuriser la réception de votre mail (et protéger la planète 👍)

Pour conclure, ce premier tuto vous explique comment créer une signature mail pro facilement, en 2 étapes dans votre logiciel de messagerie.

1 – Créer le modèle dans l’éditeur comme pour écrire un mail.

2 – Copier le code généré dans le champ signature des paramètres du compte.

Attention toutefois à ne pas surcharger votre signature email avec de nombreux éléments graphiques. L’ensemble des images est stocké dans le mail qui s’alourdi au fur à mesure qu’on en rajoute.

L’exemple que je vous ai présenté fait environ 27ko contre 8ko pour l’exemple avec les images externe bloquées. Presque 4x plus !

Il sera donc 4x plus long à ouvrir. Même si on est ici sur des faibles poids, c’est un détail à surveiller quand on conçois sa signature mail.

Outre l’impatience généré chez le destinataire, le poids d’un email, comme tout contenu sur le web, a un impact sur l’environnement. Les données transitent par des milliers de serveurs dont la consommation électrique est proportionnelle à la quantité de données stockée et traitée.

Avez-vous trouvez cet article utile ?

Connaissez-vous des méthodes plus efficaces pour créer une signature email professionnelle directement dans son logiciel de messagerie ?

N’hésitez pas à laisser votre commentaire, je me ferais un plaisir d’en discuter avec vous.


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